Ontwerp je communicatieplan voor een veilige toekomst
Leer structuur en vertrouwen opbouwen in noodsituaties
Stel je voor: een noodsituatie ontstaat op je werkplek. Dankzij een sterk communicatieplan weet iedereen precies wat te zeggen tegen medewerkers, klanten, familie, hulpdiensten en anderen. Chaos blijft uit, informatiestromen zijn duidelijk en de situatie komt snel onder controle. Dat is wat een goed communicatieplan voor je doet.
Een goed communicatieplan geeft iedereen vertrouwen en zorgt dat je organisatie professioneel met onverwachte situaties omgaat, of je nu een bedrijf, stichting of evenement runt in Nederland, België of Suriname.
Dit plan, een belangrijk onderdeel van je Bedrijfsnoodorganisatie (BNO). Het zorgt ervoor dat iedereen kalm blijft. Ontdek hoe je de communicatie strak organiseert met tips van onze expert Cor Houet.
Listen or Watch: Design Your Communication Plan for a Safe Future
Liever luisteren of kijken? Beluister onze Engelstalige deep-dive podcast over dit onderwerp via Spotify (14:44 min) of bekijk de YouTube-video.
De podcast is gemaakt op basis van deze blogpost door de NedCert Experts met ruim 20 jaar ervaring in BHV trainingen.
Waarom een communicatieplan cruciaal is
Een communicatieplan is meer dan een document; het is je strategische hulpmiddel om risico’s te beheersen en vertrouwen op te bouwen.
Volgens de Arbowet (NL), Codex Welzijn op het Werk (BE) en Veiligheidswet (SR) moeten werkgevers zorgen voor adequate communicatie bij noodsituaties.
Het plan integreert met je RI&E en Plan van Aanpak (PvA), en helpt van een chaotische naar een gecontroleerde situatie te gaan.
Zonder plan loop je risico op misverstanden, vertragingen en reputatieschade. Maar met een goed plan voorkom je escalatie, bescherm je je bedrijf en versterk je het teamgevoel.
Bedrijven in kantoren, fabrieken of zorginstellingen ervaren dit dagelijks: snelle, duidelijke communicatie redt tijd en voorkomt paniek. Bij NedCert Experts zien we in onze trainingen hoe dit werkt – en hoe het je werkomgeving veiliger maakt.
Hoe stel je een communicatieplan op?
Zie het communicatieplan als een dynamisch PvA: analyseer problemen en los ze op. Volg deze stappen voor een effectief plan:
1. Analyseer de huidige situatie
Bekijk risico’s uit je RI&E, identificeer knelpunten zoals trage informatieoverdracht of onduidelijke rollen. Bepaal oorzaken, frequentie en gevolgen.
2. Definieer de gewenste situatie
Stel SMART-doelen, zoals “Binnen 5 minuten zijn alle logistiek medewerkers geïnformeerd” of “Externe updates binnen 15 minuten op onze site”. Stel zo nodig een Crisis Management Team (CMT) samen voor coördinatie.
3. Wijs rollen en middelen toe
Bepaal wie wat communiceert – bijvoorbeeld BHV’ers voor interne alarmering. Kies kanalen van de portofoons voor direct contact, apps voor updates, of omroepsystemen. Gebruik het NATO-alfabet voor duidelijke spelling in stressvolle momenten.
4. Plan interne en externe communicatie
Intern richt je je op medewerkers, OR/PVT en bezoekers met heldere instructies. Extern op hulpdiensten, familie, klanten, leveranciers en media. Zorg voor pro-actieve voorlichting om escalatie te voorkomen.
5. Test en evalueer
Oefen jaarlijks, evalueer na incidenten en pas aan. Documenteer alles in een logboek voor continue verbetering.
Dit plan, als onderdeel van je bedrijfsnoodplan, zorgt voor een pro-actieve houding en voldoet ook aan wettelijke eisen.
De rol van risico- en crisiscommunicatie
Risicocommunicatie gaat om voorlichting vooraf
informeer over mogelijke gevaren via instructies en scholing, gebaseerd op je RI&E.
Crisiscommunicatie richt zich op tijdens en na een incident
snelle, eerlijke info om vertrouwen te behouden. Belanghebbenden – zoals medewerkers, klanten, familie, leveranciers en media – krijgen zo de juiste boodschap op het juiste moment.
Dit is standaard in bedrijfsomgevingen, waar heldere communicatie essentieel is voor veiligheid en continuïteit.
NedCert’s richtlijnen benadrukken een pro-actieve aanpak, met voorlichting in de nafase over verwerking en nazorg.
Zoals NedCert Expert Cor Houet zegt: “Een communicatieplan is de ruggengraat van crisismanagement; het zorgt ervoor dat informatie stroomt als water, zonder blokkades, en redt zo tijd en levens.”
Conclusie
Een effectief communicatieplan is geen luxe, maar een noodzaak voor elke organisatie die veiligheid en continuïteit serieus neemt. Het biedt structuur in chaos, beschermt je team en versterkt je reputatie.
Met de SEHCI-cursus van de NedCert Experts leg je een stevige basis voor crisismanagement. Investeer vandaag nog in deze kennis en zorg dat je klaar bent voor elke uitdaging.
FAQ Veel gestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om een communicatieplan op te stellen en te implementeren?
Voor een gemiddeld bedrijf kun je rekenen op 2-4 weken voor een compleet plan. De analyse en het in kaart brengen van risico’s kost meestal de meeste tijd. Na opstelling plan je 2-3 oefensessies in om iedereen vertrouwd te maken met hun rol. Onze ervaring bij NedCert Experts toont dat bedrijven die stapsgewijs werken, sneller een werkend plan hebben dan wie alles tegelijk wil aanpakken.
Welke veelgemaakte fouten zie je bij bedrijven die hun communicatieplan opstellen?
De drie grootste valkuilen zijn:
ten eerste alleen focussen op grote rampen terwijl kleine incidenten (zoals uitval van systemen) vaker voorkomen.
Ten tweede vergeten dat communicatiemiddelen zelf kunnen uitvallen – zorg altijd voor back-upkanalen.
Ten derde het plan opstellen en dan in de la laten liggen. Zonder regelmatige training en updates wordt zelfs het beste plan waardeloos.
Kan ik mijn bestaande BHV-team ook inzetten voor crisiscommunicatie?
Absoluut, en dat gebeurt vaak. BHV’ers kennen de procedures al en hebben ervaring met stresssituaties. Het is slim om verschillende rollen te verdelen: sommige BHV’ers focussen op directe hulpverlening, anderen op communicatie. Zo voorkom je overbelasting en blijft de kwaliteit van beide taken hoog.
Wat doe ik als mijn leidinggevende of crisismanager zelf niet bereikbaar is tijdens een incident?
Bouw altijd een vervangingsstructuur in met duidelijke beslissingsbevoegdheden. Wijs voor elke sleutelrol minimaal twee personen aan en zorg dat zij toegang hebben tot alle belangrijke contactgegevens en procedures. In de praktijk zien we bij NedCert dat bedrijven met een goede plaatsvervangersregeling veel rustiger reageren. Maak ook afspraken over wie externe communicatie mag doen – dit voorkomt tegenstrijdige berichten naar klanten of media.
Moet ik sociale media opnemen in mijn communicatieplan?
Sociale media is essentieel geworden voor externe communicatie, maar vraagt om voorzichtigheid. Wijs één persoon (of afdeling) aan voor alle sociale media-uitingen om tegenstrijdige berichten te voorkomen. Bereid standaardteksten voor verschillende scenario’s voor en zorg dat deze juridisch zijn getoetst. Het belangrijkste: wees transparant over wat je wel en niet kunt mededelen. Zwijgen of onduidelijke berichten voeden juist speculaties. Monitor actief wat er online over je organisatie wordt gezegd en reageer professioneel op vragen.
Disclaimer
De inhoud van deze blogpost is informatief en zorgvuldig samengesteld. NedCert Experts garandeert niet dat de informatie altijd volledig, juist of actueel is. Aan deze inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico. NedCert Experts is niet aansprakelijk voor schade door gebruik van deze informatie.