Bedrijfsnoodorganisatie (BNO) Opzetten: Stappenplan voor Bedrijven
Wat is een bedrijfsnoodorganisatie en hoe zet je die op?
Een bedrijfsnoodorganisatie (BNO) is alles wat je geregeld hebt voor het moment dat er iets misgaat: wie beslist, wie helpt, wie belt, wie het woord voert en wie het bedrijf daarna weer op gang brengt.
De BHV’ers zijn er een onderdeel van, net als het bedrijfsnoodplan met daarin onder meer het ontruimingsplan en het communicatieplan. Het opzetten gebeurt in vijf stappen, en de eerste gaat over de vraag wat er bij jou mis kan gaan.
Hieronder lees je wat erin hoort, wat de wet vraagt, hoe je het in vijf stappen regelt en waar het in de praktijk misgaat.
Luisteren of kijken?
Liever luisteren of kijken? Beluister de podcast over dit onderwerp via Spotify (6:42 min) of bekijk de YouTube-video.
De podcast is gemaakt op basis van dit artikel van de NedCert Experts, met ruim 20 jaar ervaring in BHV-trainingen.
Je hebt BHV’ers. Is dat dan geen bedrijfsnoodorganisatie?
Bijna elk bedrijf begint met BHV’ers, en dat is logisch. De wet vraagt erom en een cursus is in een dag geregeld. Een BHV’er verleent eerste hulp, blust een beginnende brand en helpt bij de ontruiming. Dat is het uitvoerende werk.
Bij een incident komt er meer op een organisatie af. Wie beslist dat het noodplan in werking treedt? Wie belt het alarmnummer, wie vangt de brandweer op bij de poort? De familie van een gewonde collega verdient een telefoontje voordat het verhaal rondzingt, en als er pers op de stoep staat, kan er maar beter één persoon het woord voeren. Is het voorbij, dan moet het werk weer op gang komen en hebben collega’s die erbij waren soms opvang nodig.
Al die afspraken samen vormen de bedrijfsnoodorganisatie. Daar zitten in de praktijk dus ook de receptie, de technische dienst, ICT en de directie in. En wie in het dagelijks werk de sleutels beheert, doet dat in het noodplan ook.
Het is veel meer dan alleen brand
Bij een noodsituatie denken de meeste bedrijven aan de brandoefening. De incidenten die organisaties de afgelopen jaren werkelijk raakten, zien er anders uit.
Een voetbalbond betaalde losgeld nadat criminelen met gijzelsoftware persoonsgegevens hadden buitgemaakt. Bij een telecomprovider kwamen de gegevens van miljoenen klanten op straat te liggen. Een museum raakte goud van onschatbare waarde kwijt aan daders die binnenkwamen door een nooduitgang op te blazen. En een ziekenhuis moest gedeeltelijk worden ontruimd na een schietincident.
Geen van die situaties los je op met een blusser, en toch horen ze allemaal bij de bedrijfsnoodorganisatie. Wie herstelt de systemen en waar werk je in de tussentijd? Dat regelt het continuïteitsplan.
Wie informeert klanten, pers en toezichthouders? Het communicatieplan.
Hoe verhoudt een nooduitgang, die van binnenuit altijd open moet kunnen, zich tot inbraak? Het beveiligings- en sleutelbeheerplan.
En wie vangt de medewerkers op die erbij waren? Het nazorgplan.
Welke van deze situaties bij jouw organisatie realistisch zijn, verschilt per bedrijf. Precies daarom begint het opzetten van een BNO bij de risico’s, en pas daarna bij de cursus.
Wat de wet vraagt
In Nederland verplicht de Arbowet elke werkgever tot een RI&E, tot bedrijfshulpverleners die zijn opgeleid en uitgerust voor de risico’s van het bedrijf, en tot maatregelen voor eerste hulp, brandbestrijding en ontruiming. Het woord bedrijfsnoodorganisatie staat niet in de wet. Het is een begrip uit NEN 8112, de norm die beschrijft hoe je die verplichtingen in samenhang kunt organiseren.
In België vraagt de Codex over het welzijn op het werk van elke werkgever een brandpreventiedossier met een intern noodplan en een brandbestrijdingsdienst, ongeacht het aantal werknemers.
In Suriname geldt de Veiligheidswet, die de werkgever verplicht te zorgen voor het voorkomen van brand en ongevallen, hulp bij ongevallen en de mogelijkheid om te vluchten.
Nederland en België noemen geen aantal BHV’ers en geen vaste omvang voor de organisatie. Wat je nodig hebt, volgt uit je eigen risico’s.
Wat er in een bedrijfsnoodorganisatie hoort
Een bedrijfsnoodorganisatie bestaat uit twee delen die elkaar nodig hebben: de mensen en het plan.
De mensen eerst. Eén functie heeft de leiding: die bepaalt dat het noodplan in werking treedt, stuurt de BHV aan en geeft het sein dat iedereen weer naar binnen mag. Voor die rol staat een vaste vervanger klaar, want het incident kan gebeuren precies op het moment dat de eerste er niet is.
Daarnaast is er de BHV-ploeg, groot genoeg voor elk moment waarop er gewerkt wordt, dus ook ’s avonds, in het weekend en in de vakantie, en minimaal in koppels van twee. En daaromheen de rollen die er in het dagelijks werk al zijn: de receptie die alarmeert, de technische dienst die installaties kan afsluiten, ICT, de directie.
Het plan heet het bedrijfsnoodplan. Dat is de overkoepelende naam voor het document waarin alle afspraken zijn vastgelegd, en het bestaat uit deelplannen. Welke dat zijn, hangt af van je organisatie. Een ontruimingsplan en een communicatieplan horen er vrijwel altijd bij; daarover schreven we eerder aparte artikelen met een eigen stappenplan. Daarnaast kunnen er deelplannen zijn zoals een calamiteitenplan (wat te doen bij brand, een gaslek, een bommelding of agressie), een continuïteitsplan (vervangende werkruimte, dataopslag, herstel na een cyberaanval), een prioriteitenplan (wat gaat voor als niet alles tegelijk kan), een beveiligings- en sleutelbeheerplan (wie komt waar binnen, en hoe blijft een nooduitgang veilig zonder inbrekers uit te nodigen) en een nazorgplan (opvang van medewerkers na een ingrijpend incident).
In het bedrijfsnoodplan staan ook de afspraken met de buitenwereld, zoals het aanvalsplan dat de brandweer van het pand heeft en wat er met de buren is afgesproken, en het oefenschema met een logboek van wat er na elke oefening is aangepast.
In vijf stappen naar een werkende bedrijfsnoodorganisatie
Stap 1: kijk wat er bij jou mis kan gaan
Pak je RI&E erbij. Welke situaties zijn realistisch: brand in de opslag, een ongeval met de heftruck, iemand die onwel wordt, agressie aan de balie, een cyberaanval die je systemen platlegt, een stroomstoring die de hele dag duurt? Een kantoor met twintig zelfredzame mensen vraagt een andere organisatie dan een zorginstelling waar ’s nachts twee medewerkers werken.
Wat je nodig hebt, hangt van meer af dan van de risico’s alleen. De aard en grootte van het bedrijf tellen mee, het aantal mensen dat aanwezig is en op welke tijden, of daar mensen bij zijn die zichzelf niet in veiligheid kunnen brengen, welke deskundigheid er al rondloopt en hoe snel de hulpdiensten er kunnen zijn.
Stap 2: bepaal hoeveel risico je accepteert
Dit is de stap die meestal wordt overgeslagen, omdat hij ongemakkelijk is. Niet alles is te voorkomen en niet alles is te betalen, dus de directie moet per situatie kiezen. De norm geeft daar vier mogelijkheden voor. Je kunt een risico vermijden door het werk anders in te richten of ermee te stoppen. Je kunt het verminderen door de oorzaak aan te pakken. Je kunt het overdragen door het werk door een ander bedrijf te laten uitvoeren. En je kunt het accepteren en de gevolgen afdekken met een verzekering of een post op de begroting. Accepteren mag, binnen de grenzen van de wet. Een risico onbenoemd laten en hopen dat de BHV het oplost, mag niet.
In de zorg wordt duidelijk waarom deze stap zo zwaar weegt. In een verpleeghuis zijn ’s nachts per afdeling vaak maar één of twee verzorgenden aanwezig, en die ontruimen geen afdeling met bedlegerige bewoners. De directie kan dan besluiten dat elke bewonerskamer een eigen brandcompartiment wordt met een sprinkler, en accepteren dat bij brand mogelijk één bewoner in één kamer niet op tijd gered wordt. Dat is een harde keuze. Juist daarom hoort hij zwart op wit in een besluit van de directie, en niet in het hoofd van de nachtdienst. Wie hem niet opschrijft, maakt hem toch, alleen dan op het moment zelf.
Stap 3: kies tussen bouw, techniek en mensen
Voor elke situatie zijn er drie soorten maatregelen: bouwkundig (brandwerende deuren, compartimenten), technisch (brandmelders, sprinkler, doormelding naar de meldkamer) en organisatorisch (je BHV’ers en je procedures). De norm beschouwt ze als gelijkwaardig. Waar de een tekortschiet, mag de ander het overnemen.
Voor een werkgever is dat het nuttigste inzicht uit de hele norm. Mensen zijn goedkoop om op te leiden en kwetsbaar in de uitvoering: ze zijn ziek, hebben vakantie, werken ’s nachts alleen of vertrekken naar een andere baan. Techniek en bouw werken altijd, maar kosten geld. Bovendien heeft elk van de drie een grens. Een gebouw laat zich niet eindeloos opdelen in compartimenten, en een BHV-organisatie laat zich niet eindeloos oprekken. Twee medewerkers in de nacht worden er door oefenen geen vier. Je kunt wel zorgen dat de deuren dichtvallen, dat de melder direct doormeldt en dat de brandweer het pand kent. Het voorbeeld dat de norm zelf geeft, komt uit de zorg: een lastige bouwkundige situatie in combinatie met een dunne nachtbezetting wordt daar opgelost met een watermistinstallatie.
Stap 4: verdeel de rollen en bepaal de bezetting
Nu pas komt de vraag hoeveel BHV’ers er nodig zijn en wat ze moeten kunnen. Leg de taken vast per functie en niet per persoon, want mensen wisselen en functies blijven. Wijs voor elke leidinggevende rol twee mensen aan, en gebruik de kennis die er al rondloopt: een verpleegkundige, een brandweervrijwilliger, een ICT’er of iemand van communicatie brengt precies mee wat de BNO nodig heeft. Een eerste indicatie van het aantal geeft onze rekentool.
Voor de leiding is er binnen de NedCert-methode de Safety and Health Officer (SHO). Die is opgeleid in spoedeisende hulpverlening bij slachtoffers (SEHSO) én bij calamiteiten en incidenten (SEHCI). Daardoor kan een SHO optreden tijdens een incident, en daarbuiten de BHV organiseren, de voorbereiding trekken en de bedrijfsnoodorganisatie blijven verbeteren. De overige leden van de ploeg volgen de eendaagse BHV-cursus.
Stap 5: oefen, en laat de directie jaarlijks kijken
Oefen minstens één keer per jaar en pas het plan daarna aan. Laat de directie eens per jaar beoordelen of de organisatie nog klopt: is er verbouwd, zijn er nieuwe machines, andere openingstijden, ander personeel? Leg die beoordeling vast. Een BNO waar de directie niet naar kijkt, verliest bij de eerste begrotingsronde het geld voor oefenen en bijscholen.
FAQ Veel gestelde vragen
Is een bedrijfsnoodorganisatie verplicht?
Wat is het verschil tussen BHV en BNO?
Heb ik hiervoor een adviesbureau nodig?
Voor de meeste bedrijven niet. Een kleine organisatie met weinig risico’s doorloopt de vijf stappen in een paar bijeenkomsten met de preventiemedewerker, de BHV’ers en de directie. Een organisatie met meer dan 25 werknemers laat de RI&E toetsen door een arbokerndeskundige en kan voor de BNO een projectgroep samenstellen met mensen uit facilitair, ICT, beveiliging en de werkvloer.
Moet ik het bedrijfsnoodplan ergens indienen?
Nee, er is geen indieningsplicht. Het plan moet wel actueel in het bedrijf aanwezig zijn, want de Nederlandse Arbeidsinspectie en de brandweer kunnen er bij een controle of na een incident naar vragen. Voor gebouwen waar een brandmeldinstallatie verplicht is, geldt daarnaast dat er ook een ontruimingsplan aanwezig moet zijn.
Cor Houët
Cor Houët is leefcoach, preventiemedewerker en Safety and Health Officer met meer dan 20 jaar ervaring in de verslavingszorg en beveiliging. Hij is corporate NedCert gecertificeerd instructeur bij SMO-Traverse in Tilburg.
Disclaimer
De inhoud van deze blogpost is informatief en zorgvuldig samengesteld. NedCert Experts garandeert niet dat de informatie altijd volledig, juist of actueel is. Aan deze inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Gebruik is op eigen risico. NedCert Experts is niet aansprakelijk voor schade door gebruik van deze informatie.